Organização de eventos – Check-list para preparar Palestras, Seminários, Workshops

Palestras, Seminários e Workshops

CHECK-LIST PARA UMA BOA APRESENTAÇÃO

 Tempo - O tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias.

 Assentos - Em auditórios improvisados, dispor os assentos em semicírculo para todos olharem diretamente sem virar a cabeça. A torção do pescoço reduz a oxigenação do cérebro e causa sono. Em treinamentos ou workshops, dar preferência a uma disposição do tipo espinha de peixe com mesas para dinâmicas e atividades.

 Iluminação - Verifique se a iluminação não é demais para o projetor (data-show), ou pouca para a platéia (causa sono). Iluminação suave sobre a audiência, menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante.

 Palco - Se precisar mesa para autoridades, esta nunca deve ficar muito próxima da beirada do palco. Deixar sempre uma área de palco na frente para palestrantes que preferem falar andando pelo palco ou interagindo com a platéia.

 Obstáculos - Evite grandes espaços vazios entre o palco e a platéia para não dificultar a interação. Evite também mesas, vasos e outros objetos que criem uma barreira entre o palestrante e o público.

 Tela de Projeção - Deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para ele apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a mão direita.

 Equipamentos - Microfones e equipamento de som e projetores devem estar instalados e testados com antecedência. Use sempre baterias novas.

 Projeção - Prefira que o palestrante faça a mudança dos slides. Para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som ou um controle remoto.

 Operador - Apenas em último caso deve haver um operador para a mudança dos slides. Neste caso ele deve estar atento para não prejudicar o ritmo da palestra.

 Microfones - Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os lados. A colocação de microfones de lapela ou cabeça deve ser feita antes do palestrante entrar em cena.

 Som - Se o palestrante utilizar de seu próprio notebook, providenciar amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante.

 Água - Deve haver um copo e garrafa de água à disposição do palestrante. Evite que garçons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos pois roubam a atenção do público.

 Circulação - Evite que fotógrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na área do palestrante.

 Música ambiente - É aconselhável ter música ambiente antes (mais alto) e depois (mais baixo) da palestra, de preferência jazz instrumental com ritmo alegre.

 Platéia - As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante e a platéia prejudicam o sucesso da palestra.

 Abertura - O mestre de cerimônias deve fazer a apresentação do palestrante, dar avisos de duração e intervalos e solicitar o desligamento dos celulares.

 Perguntas - Se houver tempo para perguntas, isso deverá ser informado de antemão pelo mestre de cerimônias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questões escritas cuidarão da seqüência de perguntas.

 Apresentação - Apresente o palestrante sem exagerar nos adjetivos. Sugestão:

 Intervalos - Em eventos com mais de uma apresentação o ideal é que os participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ângulo de visão.

 Finalização - O mestre de cerimônias deve reassumir no final para avisos de horários, local do intervalo (se houver) e uma breve descrição da próxima palestra para despertar o interesse e um retorno rápido da audiência a seus lugares.

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