Entrevista sobre Administração do Tempo – Revista Liderança

ENTREVISTA

Administração do Tempo

 

Fui entrevistado pela Revista Liderança para uma matéria sobre administração do tempo. A íntegra da entrevista você encontra aqui:

Revista Liderança - Qual o primeiro passo para uma pessoa administrar seu tempo?

Mario Persona - Geralmente a resposta mais óbvia seria uma lista de coisas para se fazer e coisas que não devem ser feitas, mas acho que o próprio tempo vai ensinando a gente a administrar melhor o tempo. O que é importante para cada pessoa é o que irá nortear seu uso do tempo. O tempo de cada um deve ser administrado segundo a noção de valor que temos, o que muda muito de pessoa para pessoa.

Para uma criança, importante é brincar, portanto toda a sua administração do tempo, se é que ela viesse a se preocupar com isso, giraria em torno do tempo disponível para brincar. Já o jovem, que sai para o mercado de trabalho, começa a ter seu foco em ganhar dinheiro, fazer uma carreira e conquistar algum patrimônio. Provavelmente essa será sua prioridade durante alguns anos.

É comum nessa época o profissional entrar em parafuso, ao perceber que precisa dedicar tempo à família, mas ao mesmo tempo o trabalho exige muito dele, e ele acaba se dedicando a ele para suprir necessidades da própria família, da qual talvez venha a roubar algum tempo.

Após os quarenta, a gente já começa a pensar mais em qualidade de vida, na família, que talvez tenha sido negligenciada na fase anterior, em fazer coisas significativas e a agregar valor ao tempo. Então, o primeiro passo na administração do tempo é definir uma ou mais prioridades para o seu tempo, o que pode ser diferente de pessoa para pessoa e de idade para idade.

A partir dessa percepção de valores, o profissional pode dividir seu tempo de trabalho, lazer, aprendizado e familiar de acordo com o peso que cada área dessas tem na sua concepção de valores.

Revista Liderança - Como um vendedor pode administrar bem seu tempo, se ele não pode ter certeza de quanto tempo vai passar na frente do cliente?

Mario Persona - O mesmo princípio que mencionei se aplica ao profissional de vendas. Partindo do princípio de que ele já tenha feito a lição de casa, ou seja, definido o valor e qualidade da distribuição de seu tempo entre família, lazer, aprendizado e trabalho, pegamos agora a fatia de tempo de dedicação profissional para dividi-la em fatias menores, também segundo a importância de cada ocupação em sua área de atuação.

O que é realmente o mais importante para ele vender mais? Creio que seja o relacionamento. Numa época como a atual, quando muita coisa pode ser vendida e comprada automaticamente, usando máquinas e sistemas de informação, a única venda que ficará a cargo de seres humanos é a venda de relacionamento, aquela que exige uma boa dose de comunicação, emoção e calor humano.

O tempo que vai passar na frente do cliente é, portanto, seu tempo de ouro, a fatia mais valiosa de seu tempo de trabalho. Ele deve prever que gastará tempo viajando, em salas de espera, preparando propostas e fazendo relatórios de vendas, além do tempo que passará apresentando, negociando e vendendo, pessoalmente ou por telefone e outros meios eletrônicos.

Considerando que o tempo que vai passar diante do cliente, ou mesmo com ele ao telefone, o vendedor deve aprimorar sua comunicação para torná-la rápida, enxuta e interessante. Ele deve entender que as pessoas não gostam de longos papos porque isso faz com que percam tempo, e também não querem ficar ouvindo frases feitas do tipo “nosso produto tem qualidade”, “nossa matéria prima é selecionada” ou “oferecemos rapidez na entrega”.

Quanto menos adjetivos o vendedor usar na sua comunicação, mais ele se afastará dos jargões já desgastados. O que ele precisa aprender mesmo é ser interessante em seu contato, criar suspense, chamar a atenção do cliente, despertar seu interesse, estimular o desejo e gerar uma ação de compra.

Um vendedor com boa comunicação, com uma comunicação clara e precisa, já ganhou muito tempo em seu processo de venda. Em um mundo onde tantas marcas competem por atenção, onde o cliente é bombardeado continuamente por informações de todos os lados, a humanização do relacionamento fica cada vez mais importante para quem quiser se destacar. Uma venda humana deixa lembranças, e aí começa o relacionamento para uma próxima venda e assim por diante.

Portanto, primeiro vem a comunicação. Em segundo lugar, vem o aprendizado, pois hoje o profissional, não importa qual seja a área, deve se manter continuamente bem informado. Com a facilidade que há hoje de se obter palestras e arquivos de áudio para ouvir no carro ou em um tocador de MP3, a viagem até o cliente pode se transformar em um momento de aprendizado. A sala de espera pode servir de sala de leitura, para o vendedor se atualizar, de preferência com boas revistas e livros relacionados à sua área.

A sala de espera pode ser também o momento para ele rever sua estratégia de abordagem daquele cliente e se preparar psicologicamente para o contato. Isso ficará mais fácil se ele não viajou até ali ouvindo um noticiário sanguinolento no rádio de seu carro, algo que costuma afetar emocionalmente o vendedor, criando irritação, impaciência e revolta.

Com a facilidade de se utilizar um notebook e a popularização da Internet sem fio, cada vez será mais comum vermos o profissional de vendas levando seu escritório para qualquer lugar. Aí é só questão de ele se familiarizar com esse trabalho em trânsito, algo que alguns ainda não vêem com bons olhos, sempre achando que trabalho é aquele que você faz no cliente, na visita, ou no escritório de tijolos de sua empresa. O tempo entre uma coisa e outra alguns ainda enxergam como tempo perdido, enquanto os profissionais de vanguarda contabilizam como tempo de trabalho e aprendizado.

Revista Liderança - Existe uma maneira de o gerente saber, a cada período do mês, quais ações de venda são mais importantes naquela hora e priorizá-las?

Mario Persona - Há épocas do mês e do ano que são péssimas para vender, e o profissional de vendas deve ter isso em mente. Aparecer no cliente quando ele já está com a cabeça no feriado prolongado ou no dia em que precisa fechar seus relatórios ou executar algum outro trabalho administrativo também pode ser ruim. Até mesmo no dia de uma apresentação de venda, o horário pode conspirar contra o vendedor.

Uma reunião no almoço pode ser favorável, desde que aquele que vende esteja convidando o cliente para almoçar, pois o ato de comer costuma baixar as defesas psicológicas do ser humano. É só o vendedor não entrar no mesmo clima e baixar também as suas na hora de dar descontos. Após o almoço já é um momento ruim, pois o cliente pode estar sonolento e divagar enquanto o vendedor expõe seus produtos e serviços. A tendência de quem compra nessa hora é adiar a decisão.

Se existirem outras apresentações de vendas concorrentes no mesmo dia, sempre que possível o melhor é deixar para o final ou quase lá, pois são as últimas informações que o cliente recebe aquelas que estarão mais vivas em sua memória na hora de decidir. Por outro lado, sempre existe também a possibilidade de já entabular uma negociação, se for hábil o suficiente para sondar se os concorrentes que apresentaram primeiro estavam com um preço ou condições mais favoráveis.

Revista Liderança - Agenda, lembretes, funciona para todo mundo? Existem exceções?

Mario Persona - Um profissional de vendas não pode ter uma agenda rígida, pois ele lida o dia todo com eventos imprevisíveis. Um pneu furado, um vôo atrasado, um cliente que desmarcou a reunião, outro que adiantou o horário para recebê-lo. Ele precisará saber trabalhar sua agenda de maneira flexível, pois seus clientes são humanos e sujeitos às mesmas circunstâncias às quais ele está sujeito.

Eu diria que a melhor agenda é aquela já elaborada com rotas de escape, para que o vendedor não seja pego de surpresa por alguma circunstância adversa.

Revista Liderança - Existem vendas que se definem em minutos. Existem vendas que demoram meses para serem concretizadas. Como o gerente pode manter o foco dos vendedores nas vendas mais longas?

Mario Persona - Como disse, os vendedores insubstituíveis, aqueles que não serão trocados por sistemas de vendas on-line ou coisa parecida, são os profissionais do relacionamento. Um relacionamento pode levar tempo para ser estabelecido, dependendo muito do cliente, do mercado, do produto ou das circunstâncias da venda. Ainda que uma venda não se resolva no ato, o profissional deve entender que deve continuar alimentando aquele relacionamento para ganhar no longo prazo.

Toda venda de relacionamento depende, além dos fatores mais tangíveis como preço, qualidade, entrega etc., de um fator intangível e importantíssimo: o estado ou clima emocional da negociação. Saber criar esse clima favorável é uma arte que alguns profissionais dominam e isso pode ajudar muito na redução do tempo de negociação. Somos movidos por emoções negativas, como medo, rancor ou desconfiança, mas também por emoções positivas, como alegria, prazer ou familiaridade. As primeiras atrasam ou põem a perder uma venda. As outras ajudam na concretização e no sucesso da venda.

Revista Liderança - Quais são os principais obstáculos que desperdiçam o tempo de um gerente?

Mario Persona - Creio que a desinformação, a desorganização, a falta de foco e de metas sejam alguns dos elementos que mais atrapalham. Eu poderia dar aqui uma lista de coisas como tempo gasto com e-mails, por exemplo, mas acho que quando o profissional consegue se organizar e definir bem claramente seu foco, todo o resto vai orbitar em torno disso e ele saberá em quê aplicar mais ou menos de seu tempo. Como disse no começo, tudo começa com uma definição de valores dados às diferentes porções de nosso tempo.

Mario Persona é consultor, escritor e palestrante. Veja emwww.mariopersona.com.br

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