Administração do tempo: equilíbrio vida-trabalho
Como administrar melhor o tempo para conseguir harmonia entre o trabalho e a vida pessoal?
Mario Persona - O primeiro passo é definir prioridades de curto e longo prazo. Além disso deve existir um equilíbrio entre as prioridades pessoais e as do trabalho, o que nem sempre é fácil de determinar. Quando o assunto é tempo, não existem fórmulas milagrosas e nem mesmo um padrão, porque a percepção do tempo difere conforme a pessoa.
Quem é mais voltado para agendas, prazos e resultados tangíveis, vai dar um valor maior ao tempo, mas quem é mais voltado a relacionamentos vai considerar de menor importância cumprir horários. Por isso, ainda que existam técnicas para administrar as tarefas dentro do tempo que temos, essas técnicas irão funcionar de maneira diferente dependendo da pessoa. Até mesmo o ambiente em que vivemos tem influência na forma como administramos o tempo.
Acabo de me lembrar daquele filme, o Náufrago, com Tom Hanks. O personagem que ele vive no filme é voltado demais para o tempo, tudo na vida dele é organizado e cronometrado, mas ele deixa coisas importantes, como o tratamento de um dente ou o contato com a noiva, para um segundo plano. Depois do acidente de avião o dente dói e a noiva acaba encontrando outro, e só então ele vai perceber que havia invertido as prioridades.
Não dá para esgotar o assunto numa conversa assim, mas estou me lembrando de algumas dicas práticas. Por exemplo, o tipo de comunicação que usamos. Saber a diferença entre comunicação síncrona, aquela que exige que o outro esteja disponível simultaneamente, ou assíncrona, que não depende da disponibilidade do outro, pode fazer uma tremenda diferença. Por exemplo, se tenho uma mensagem rápida e de pouca importância, não preciso telefonar para alguém, basta usar e-mail e o outro ficará sabendo quando estiver disponível.
Outra dica prática para cuidar bem do tempo é reduzir o número de opções em nosso dia-a-dia. Para ilustrar isso, pense na época quando a TV tinha 4 ou 5 canais. Passávamos duas horas vendo TV e gastávamos dez minutos para decidir que canal assistir. Agora temos cem canais, passamos quatro horas vendo TV e duas trocando de canais. Quanto menor o número de opções, menor o tempo gasto nelas.
E isso vale para a compra de um novo celular com duzentas novas funções que você precisa aprender para nunca usar, o forno de microondas, o aparelho de som ou até o upgrade daquele processador de textos que você só usa para escrever relatórios. Obviamente a cada versão anunciada o fabricante tentará nos cativar com funções como letras que dançam ou revisor ortográfico de mandarim, mas a questão é: preciso disso? Se não preciso, por que perder meu tempo lendo os manuais e aprendendo tudo de novo?
O excesso de informação também é um grande ladrão do tempo. Eu aprendi a ler jornal do jeito que os jornalistas escrevem as notícias, isto é, em pirâmide invertida. Quando aprendemos que o essencial da notícia está na chamada e nos dois primeiros parágrafos, deixamos de gastar tempo indo até o fim porque sabemos que o autor estará dizendo tudo de novo com outras palavras e com quase nada de novidade. Isso é feito para poder cortar o texto caso o espaço seja insuficiente na hora de fechar a página. Obviamente isto não vale para matérias ou reportagens.
Mais uma dica: dividir o dia em períodos bons e ruins conforme a atividade. Eu sou madrugador, acordo cedo e é de manhã minha melhor hora para trabalhar, escrever, ter idéias. À medida que o dia vai passando minha capacidade de pensar vai diminuindo, por isso procuro deixar sempre para a parte da manhã as tarefas que exigem maior atenção e criatividade. Meu filho é o contrário, ele prefere entrar a noite trabalhando, enquanto eu prefiro entrar a noite dormindo e, se tiver algum trabalho urgente, acordar às 2 ou 3 da madrugada para trabalhar.
Por exemplo, se você precisa visitar um cliente para tentar vender algo, é preciso não só escolher seu melhor momento de agilidade mental, como tentar descobrir qual é o momento em que seu interlocutor estará mais relaxado para aceitar sua proposta. Entender o comportamento humano em relação ao tempo também pode ajudar.
Há tarefas que devem ser resolvidas logo porque o tempo, ou a falta dele, pode causar ansiedade. É o caso daquela conta de um real que você tem para pagar, mas que deixa na mesa para pagar depois porque, afinal, é só um real. Porém você sabe que se não pagar pela Internet, irá precisar pegar o carro, procurar vaga para estacionar, ir ao banco, enfrentar fila e perder duas horas por causa de um real. Isso causa ansiedade todas as vezes que você olha para a conta, por isso, embora ela pareça sem importância, é urgente que resolva logo isso.
Há vários instrumentos para organizar o tempo, mas como disse, cada um deve usar o que funcionar melhor para si mesmo. Se um programa de computador ou uma agenda eletrônica são úteis para você, use-as. Se o seu negócio é colar lembretes na moldura do monitor, colocar elásticos no pulso ou anotar as coisas na palma da mão, então está bem, é o seu estilo. Se você tentar usar uma planilha em um computador provavelmente irá gastar mais tempo para organizá-la, então deixe isso para quem tem esse perfil.
Mas o importante é anotar de algum modo seus compromissos, porque aqui também vale aquela questão da ansiedade. Do mesmo modo como anotamos o passado em livros de história, anotamos o futuro em agendas, para não nos esquecermos nem de uma coisa, nem de outra. Tentar manter tudo na memória deixa pouca capacidade de processamento do cérebro para vivermos o momento presente, caso contrário seu momento presente ficará repleto de pensamentos voltados para momentos futuros que ainda não deveriam estar lá. Anotamos para ficarmos despreocupados, ou seja, não pré-ocupados com algo.
Quando há tarefas importantes, o jeito é planejar, ou seja, alocar o tempo necessário para cada tarefa. O gostoso de planejar e anotar o que precisamos fazer é que criamos metas, e quando criamos metas criamos também a possibilidade de atingir metas, de fazer gols. É aquela sensação gostosa de você ir riscando uma lista de coisas à medida que vai resolvendo. São gols e devem ser festejados.
Outra coisa importante para gerenciar bem o tempo é aprender a delegar, a terceirizar tarefas. Pense num dominó. Se a peça que você derrubar tem influência em muitas peças, dedique-se a esta, caso contrário terceirize a tarefa. Uma forma de determinar o valor das tarefas é medindo suas conseqüências ou quantas pessoas dependem que eu dê o saque para o jogo continuar.
Finalmente, há um segredo das pessoas que têm tempo de sobra, que é aprender a dizer não. Somos propensos a acatar tudo o que nos pedem e depois ficamos desesperados. Saber dizer não é uma arte que precisa ser cultivada. Quando conseguimos algum tempo extra, é bom também saber o que fazer com ele. Uma boa idéia é gastar tempo para pensar, ler, meditar, ou seja, sair um pouco da sintonia com o mundo ao nosso redor para recarregar as baterias.
Entrevista concedida ao Diário de São Paulo em 17/04/2008 para uma matéria sobre administração do tempo e equilíbrio vida-trabalho.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a elaboração de matérias, portanto nem tudo acaba sendo publicado. Eventualmente são aproveitadas apenas algumas frases a título de declarações do entrevistado. Para não perder o que eu disse na hora, costumo gravar ou dar entrevistas por escrito. A íntegra do que foi falado você encontra aqui.
Mario Persona é consultor, escritor e palestrante. Veja emwww.mariopersona.com.br
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