Apresentação de projetos, palestras e reuniões - Como melhorar sua técnica de falar em público.
Como apresentar um projeto em público?
Mario Persona - O principal requisito para se fazer uma apresentação em público é ter clareza na organização das idéias. Quem faz uma apresentação deve ter uma boa capacidade de síntese, para transformar todo um volume de idéias e informações em tópicos sucintos e significativos.
As piores apresentações que já vi são aquelas em que o apresentador não soube traduzir as informações para o nível de compreensão do público. É importante entender que, a menos que nosso público seja composto de apenas uma pessoa, sempre haverá uma heterogeneidade que exigirá alguma tradução e contextualização do tema para a realidade da média do público.
Isto nos leva a outro ponto que é importante para uma apresentação: obter de antemão o máximo de informações sobre seu público para poder adaptar o conteúdo e acrescentar clareza à exposição. Nunca é demais lembrar que comunicação não é o que falamos, mas o que os outros entendem, portanto o público tem um papel importantíssimo no sucesso de uma apresentação.
Como se comportar em uma reunião?
Mario Persona - Qualquer pessoa que chega por cima cria sob si um espaço enorme para onde poderá ser transportada pela percepção do público. Ou seja, quanto mais alta a árvore, maior a queda. Portanto é prudente sempre começar por baixo, evitar fazer declarações faraônicas acerca de si mesmo criando expectativas que podem depois transformar a apresentação toda em um desastre se não forem atendidas.
O melhor em uma apresentação pública é chegar por baixo, criando pouca expectativa de si mesmo evitando ler currículos de dez páginas. É preferível que seu público vá promovendo a percepção que tem a seu respeito ao longo da apresentação, transportando sua reputação para o alto, degrau a degrau, do que começar de cima e despencar até o chão.
Grandes palestrantes costumam usar a técnica de começar com uma observação engraçada acerca de si mesmos, ou contando um caso pitoresco ou alguma gafe que cometeu para deixar claro que o público está diante de um ser humano, sujeito a erros e falhas. Esta é uma forma simpática de se conquistar um público e diminuir o abismo que naturalmente existe no início de uma apresentação.
É importante lembrar que agimos por instinto e sempre construímos uma barreira entre nós e alguém desconhecido até termos informações necessárias para criar uma percepção a respeito da pessoa. Quando o público é muito sofisticado essa barreira é ainda maior, pois dela fazem parte perguntas do tipo: "Quem esse sujeito pensa que é para me ensinar alguma coisa?", ou "Será que estou aqui perdendo meu tempo?".
Porém aqui há uma diferença entre uma apresentação para um grupo de pessoas, onde alguém se coloca à frente para apresentar um projeto para um público diverso que pode incluir desconhecidos, e uma reunião formal de negócios, quando todos estão conversando no mesmo plano criado por uma mesa de reuniões. Neste caso a estratégia é colocar-se de preferência em um lugar de onde possa ver e se comunicar melhor com aqueles que são os principais alvos da comunicação. É preferível sentar-se de frente para o público-alvo e ao lado de parceiros do que o contrário.
Como ministrar uma palestra em universidades, ou mesmo na empresa?
Mario Persona - Como falei, o primeiro passo é identificar claramente o público e preparar sua apresentação da forma adequada. A linguagem, o tempo de palestra, o ambiente, tudo terá influência na preparação da palestra e em seus resultados. O local também é importante. A dificuldade do palestrante começa com a possibilidade de erros cometidos pela organização do evento. Já fiz palestra em uma universidade que manteve, no fundo do auditório, um bar aberto para a venda de cerveja durante a palestra. Metade do público ficou de frente para o palco e metade de frente para o bar, conversando.
Até mesmo o número de pessoas tem grande importância nos resultados. Quando você diz algo engraçado para uma platéia de mil pessoas, se cem pessoas rirem isso irá contagiar um número suficiente para parecer que seu caso foi um sucesso. O mesmo não acontece em uma platéia com dez pessoas onde apenas uma ri. Ela corre o risco de todos olharem para ela perguntando por que riu. Do número de pessoas depende o contágio que sua mensagem irá causar.
Normalmente em reuniões ou apresentações para públicos pequenos em empresas o ideal é criar uma via de mão dupla e estimular os presentes a darem opiniões, partindo delas para enriquecer sua apresentação e até contextualizá-la às necessidades daquele público em particular.
O que não pode ser dito em uma apresentação?
Mario Persona - Hoje é importante que a mensagem seja politicamente correta e quem fala jamais deve contar piadas envolvendo qualquer tipo de discriminação. Além de criar constrangimento, algumas afirmações poderão ser consideradas crime. A empresa, sua logomarca, suas instalações, sua equipe, seus produtos são coisas sagradas para o público daquela empresa, portanto não devem ser objeto de observações que possam depreciá-las de alguma forma.
Deve existir cuidado no tratamento com as pessoas presentes. Se a apresentação for bem-humorada e informal, às vezes até é possível brincar com os presentes e até com pessoas da direção, se tiver existido um relacionamento prévio para criar familiaridade. De qualquer maneira, é importante lembrar que qualquer brincadeira feita com pessoas do público poderá criar um precedente para que seus colegas adotem aquela brincadeira como elemento de constrangimento no ambiente de trabalho.
Costumo perguntar aos clientes se existe algo que não deve ser dito durante minha palestra e geralmente a preocupação é com o constrangimento. Já vi verdadeiros desastres causados por palestrantes que brincaram com a logomarca da empresa, com determinadas etnias, sem imaginar que os donos eram daquela etnia, com anedotas sobre homossexuais, portadores de deficiência e às vezes até com a mera menção de nomes de concorrentes. Em uma palestra para empresários o palestrante criou um constrangimento tremendo ao insistir em fazer gracejos com a obesidade de um empresário sentado na primeira fila. Em outro evento o palestrante foi processado depois de contar uma piada racista, e soube também do caso do palestrante que foi parar na delegacia por uma piada sobre homossexuais.
Portanto, é preciso muito tato e cuidado na hora de falar e, principalmente, de fazer humor. O humor sempre exige uma vítima, alguém de quem todos darão risadas. Em minhas palestras eu adoto a mim mesmo como vítima. Às vezes brinco com meu excesso de peso, com meu sotaque caipira ou com o fato de estar ficando velho. Coloco-me na posição de vítima e alvo das risadas e até crio alguma empatia com aqueles que se sentirem obesos, caipiras ou velhos.
É importante lembrar também de evitar brincar com as mulheres, que são mais sensíveis do que os homens. Por outro lado, por mais que você fale mal dos homens em uma palestra, eles sempre vão rir e achar que você está brincando.
Qual a melhor dica para falar em público e sem inibições?
Mario Persona - O medo é um grande empecilho para quem fala em público, e é resultado de um instinto de auto proteção. Não queremos nos expor por sentirmos que isso possa nos trazer algum dano. É por isso que as pessoas sempre ocupam primeiro as mesas próximas das paredes nos restaurantes. Nosso instinto não nos deixa confortáveis se tivermos alguém nos vendo por trás ou se formos o centro das atenções e estivermos em dúvida sobre aquele penacho de cabelo fora do lugar.
O medo nada mais é do que uma defesa, e quando falamos em público essa defesa age na tentativa de evitar denunciar nossos erros e defeitos. Por isso a melhor técnica é usar os primeiros minutos para criar uma exposição de suas fraquezas. Uma vez expostas pelo próprio palestrante, o medo que o público as descubra já não tem razão de ser. Revelar que está nervoso e até brincar com isso é uma tática melhor do que tentar esconder os joelhos trêmulos. Quando o palestrante abre a sua guarda e se expõe, fica mais fácil administrar o medo para transformá-lo em energia para sua fala.
Para quem se sente inseguro de olhar diretamente nos olhos do público, uma boa idéia é falar olhando para um fileira imaginária atrás da última fileira. Além de dar uma segurança maior, isso evita aquela postura horrível que algumas pessoas têm de desviar o olhar para os lados ou para o chão, fazendo seu público pensar que o auditório está mais cheio do que realmente está.
Como controlar o nervosismo para falar em público?
Mario Persona - É bom que exista o medo e o nervosismo pelo mesmo motivo que é bom que exista adrenalina na atuação de um atleta. Ninguém bate recordes quando está treinando longe do público. Os recordes são quebrados quando o atleta está sob pressão, e essa pressão deve ajudar também o palestrante a tornar seu discurso mais dinâmico e sua fala mais incisiva e emocional.
Outro aspecto do nervosismo que deve ser administrado é o seu impacto na memória de quem fala. É comum encontrarmos pessoas que se preparam para falar e na hora sofrem de amnésia. Tudo o que prepararam desaparece da memória e elas ficam ali, paradas e desesperadas, sem saber o que dizer. A técnica para evitar isso é nunca iniciar uma apresentação falando imediatamente do tema que preparou. É preciso fazer um aquecimento.
Esse aquecimento é feito falando de coisas que você falaria mesmo que estivesse dormindo, coisas que fazem parte de seu dia-a-dia, como seu trabalho, família, time preferido ou uma conversa que acabou de ter com alguém há alguns minutos. Isso permite que sua mente tenha tempo de se adaptar àquela situação de estresse e o nervosismo se dissipe. Depois de poucos minutos falando de banalidades você poderá criar um vínculo com o tema que preparou e tudo fluirá com maior facilidade.
Como usar bem a voz em qualquer ambiente?
Mario Persona - O uso da voz por uma pessoa que fala não é muito diferente daquilo que faz um cantor. O cantor precisa se exercitar, ensaiar, aprender a dominar e a modular sua voz para causar o efeito que a canção exige. Quem fala em público deve fazer o mesmo, porque há momentos em que é preciso colocar ênfase nas palavras e até criar um tom dramático para convencer o público. Há também a necessidade de se trabalhar as pausas e momentos de silêncio, que servem para sublinhar o que acabou de ser dito ou que virá a seguir.
O uso correto do microfone é essencial para quem fala em público. Quando se segura um microfone é preciso ter em mente que o público só ouvirá o que for dito para o microfone, não para as pessoas. Como você deve fazer todas as pessoas pensarem que está dirigindo sua voz para elas, então o microfone deve estar sempre posicionado entre você e o alvo de sua voz. Parece algo óbvio, mas não é. Muitas pessoas falam em público movimentando a cabeça de um lado para o outro e mantendo o microfone sempre no mesmo lugar, o que prejudica a captação do som quando sua boca sai da direção do aparelho.
Quais as dicas para um vocabulário ideal?
Mario Persona - O vocabulário ideal não é aquele que consta dos melhores dicionários ou gramáticas, e nem o usado pelos puristas de nosso idioma, mas sim o vocabulário do dia-a-dia. Quem fala em público deve se imaginar conversando com seu público e não fazendo um discurso. Ninguém conversa fazendo discurso, irradiando jogo de futebol ou corrida de cavalos. Tampouco conversamos usando de um vocabulário refinado ou construções mirabolantes.
Falar em público é conversar para convencer, e isso deve ser feito usando um vocabulário que faça sentido para aquele público e que não cause a impressão de ter vindo de outro planeta. O uso de gírias e expressões populares pode até ter lugar dependendo do contexto do evento e do público. É importante o palestrante lembrar que os melhores comunicadores são aqueles que falam ao coração e à mente de seu público.
Como corrigir as gírias e vícios da comunicação?
Mario Persona - As gírias podem servir em algumas ocasiões, como quando é necessário mostrar para seu público que você faz parte de sua tribo ou que pelo menos a compreende. Gírias também podem ser usadas para chamar a atenção para um ponto, quando ganham a entonação de quem está consciente de estar usando uma gíria para enfatizar o que diz. Até palavras erradas podem ser usadas com a mesma intenção. Quanto mais erudito for o palestrante, maior liberdade ele terá de usar gírias, palavras e conjugações erradas em sua apresentação, pois todos terão a certeza de que ele está fazendo isso de propósito com o intuito de chamar a atenção para um determinado ponto.
Já os vícios de linguagem tornam a palestra cansativa e desviam a atenção do tema principal, levando o público a se concentrar nos vícios. O uso de "né", "ou seja" e outras expressões repetidas pode tornar a apresentação um desastre. Já vi pessoas anotando em um papel o número de "nés" falados pelo palestrante como forma de distração. Vícios de postura também são prejudiciais, como movimentos com os pés, balançar o corpo para frente e para trás, ou ficar tocando partes do corpo ou segurando um botão da camisa.
O ideal é que o palestrante se imagine dentro de uma tela de TV que esteja mostrando apenas um retângulo acima de sua cintura. Assim ele manterá os braços numa área de visão suficiente para não desviar a atenção do público de suas expressões faciais, fazendo movimentos com braços e mãos apenas nesse campo imaginário. Quando sua mão sair deste campo ela deve ficar em posição de repouso.
Como falar de improviso?
Mario Persona - A melhor técnica para falar de improviso é partir de algo encontrado no momento, algo que todos observaram ou que todos sabem. Por exemplo, partir do resultado do jogo de ontem, do que outra pessoa acabou de falar, do que você conversou com alguém um pouco antes, de uma notícia relevante que todos ouviram ou até mesmo de algum detalhe do ambiente. Quando você utiliza um elemento que é comum a todos para iniciar sua fala, irá se sentir acompanhado, pois não está trazendo nada de novo e todos se sentirão incluídos em seu discurso porque você está falando de algo que está dentro dos domínios deles também.
Aos poucos você pode ir introduzindo suas idéias, mas não espere transformar uma fala de improviso em um a revelação bombástica de conhecimentos inéditos. Não é o objetivo das falas de improviso. Tudo o que você deseja ali é preencher aquele tempo fazendo os presentes se sentirem envolvidos e incluídos no que tem a dizer.
Entrevista concedida para a Revista Carreira & Negócios em 07/06/2008.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a elaboração de matérias, portanto nem tudo acaba sendo publicado. Eventualmente são aproveitadas apenas algumas frases a título de declarações do entrevistado. Para não perder o que eu disse na hora, costumo gravar ou dar entrevistas por escrito. A íntegra do que foi falado você encontra aqui. Se achar que este texto pode ajudar alguém, use o formulário abaixo para compartilhar.
Mario Persona é consultor, escritor e palestrante. Veja emwww.mariopersona.com.br
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