Como gerenciar o tempo no trabalho?
P. Hoje o volume de informações que temos que absorver é muito grande e as pessoas tendem a buscar respostas cada vez mais rápidas para tudo. Como lidar com isso?
Mario Persona - A primeira providência é reduzir o número de opções em nossa vida. Quando eu era adolescente tínhamos meia dúzia de canais na TV e podíamos gastar 2 horas vendo TV e 5 minutos trocando de canal. Hoje temos cem canais na TV e continuamos tendo as mesmas 2 horas para assistir, mas acabamos gastando muito mais do que 5 minutos trocando de canal e decidindo o que assistir. Usando este exemplo, hoje desfrutamos menos da atividade em si porque dedicamos menos tempo a ela, já que continuamos com o mesmo tempo todos os dias.
Transporte o mesmo raciocínio para outras atividades da vida e do trabalho e você verá que desfrutamos menos do tempo que temos e acabamos também penalizando nossa qualidade de vida. Alguém poderia alegar que toda essa tecnologia permitiu economizar tempo, mas ninguém é capaz de descobrir onde foi parar esse tempo economizado. O excesso de opções não deve ser visto sempre como um benefício. Cada vez que trocamos de celular somos obrigados a aprender novas tarefas. O mesmo acontece com o carro, o computador, os diferentes programas. A cada atualização do processador de textos perdemos tempo valioso analisando o que será útil ou não na nova versão e acabaremos utilizando as mesmas funções que sempre nos foram úteis e nos esquecendo das novas.
Portanto é preciso hoje resistir à tentação das novas funções. Se tenho um relógio que já mostra as horas, será que preciso de outro que indique a posição das estrelas no céu ou mostre a previsão do tempo? Minhas palavras podem parecer um pouco retrógradas, mas quando o assunto é tempo, é preciso inteligência para avaliar o que poderá nos ajudar a utilizar as mesmas 24 horas diárias com qualidade.
Você falou do volume de informações, e este é decorrente exatamente do volume de opções que aumenta a cada segundo. Mas, falando da informação propriamente dita, há alguns anos informação era algo raro que você só obtinha se tivesse acesso a livros, enciclopédias, universidades, centros de pesquisa etc. Hoje qualquer garoto pode dizer a você o significado de qualquer palavra, recitar a data de nascimento de qualquer figura histórica ou até explicar como construir uma bomba atômica em questão de minutos, desde que esteja conectado. A informação tornou-se commodity e hoje está acessível a todos. O que fazer para não ser engolido por ela?
Se por um lado devo saber administrar o número de opções que me é imposto o tempo todo pelas novas tecnologias, por outro devo ser seletivo também na administração da informação à qual tenho acesso com tanta facilidade. O fato de ser fácil acessar informação não significa que devo acessá-la. Se antigamente uma pessoa era valorizada pelo que sabia, hoje ela é valorizada pelo que sabe fazer com a informação que consegue filtrar desse número absurdo de fontes de informação.
Veja, por exemplo, o Google, o site que é hoje referência na busca de informações. Ele já ultrapassou a marca de 1 trilhão de links oferecidos para buscas, o que equivale dizer que para você visitar todos os links levaria 1,9 milhão de anos, e quando chegasse no último obviamente outros já teriam sido adicionados. No momento em que temos 6 bilhões de habitantes no planeta e todos os dias uma parcela maior desses habitantes fica habilitada a publicar o que tem a dizer, fica evidente que jamais seremos capazes de assimilar tanta informação. Daí a necessidade de disciplina.
P. É muito comum as pessoas reclamarem que estão sem tempo. Esse comportamento demonstra apenas excesso de atividades ou falta de organização?
Mario Persona - O tempo sempre foi igual para todo mundo, e não dá para administrá-lo. O que administramos não é o tempo, que passa quer a gente faça algo com ele ou não. O que administramos são as atividades dentro desse tempo, já que ele não pode ser estocado ou dispensado em maior ou menor volume a velocidades diferentes, como fazemos, por exemplo, com água em nossa casa, combustível em nosso carro, ou qualquer matéria prima em uma indústria.
Portanto é preciso existir um planejamento para evitar a falta de organização das tarefas, se quisermos usar o tempo que temos de maneira correta. Há várias formas de se organizar as tarefas no tempo, geralmente dando a cada uma delas um status de importância, mas até nisso é preciso usar de inteligência, porque não há uma regra que sirva para todas as situações.
Por exemplo, eu posso ter um boleto de dez centavos que posso pagar pela Internet até a data de vencimento e considerar isso pouco importante ou sem qualquer urgência. Porém, se eu me esquecer de pagar no prazo, perderei duas horas ou mais indo até a agência bancária para pagar no caixa, e isso me custará muito mais do que os dez centavos. Ao me conscientizar disso eu passo a ter outro problema, que é o da ansiedade, de não poder me esquecer de pagar pela Internet, o que acaba sendo mais uma preocupação a corroer meu humor e disposição durante meu dia de trabalho. O remédio é resolver logo esta pequena pendência antes que ela se torne grande, ou para evitar que continue sendo uma preocupação a mais em meu dia.
Outra razão das reclamações que fazemos de falta de tempo está na percepção do tempo, e não no tempo propriamente dito. Às vezes passamos o dia trabalhando arduamente e quando olhamos no relógio vemos que o dia acabou. A gente se sente frustrado com isso, porque parece que nada foi feito ou resolvido ao longo de todas aquelas horas de trabalho.
A verdade é que trabalhamos sim, mas não percebemos por que fizemos as coisas mecanicamente por serem atividades de rotina. Da primeira vez que executamos uma atividade o nosso cérebro grava cada detalhe dela para evitar usar energia para pensar nisso da próxima vez que fizermos a mesma coisa. Das outras vezes agiremos como zumbis, e isso é bom para o cérebro no sentido de economizar energia para coisas novas.
Por esta razão, quando éramos crianças os dias pareciam mais longos. É que todas as atividades eram novas e exigiam uma atenção especial do cérebro. À medida que crescemos a maior parte das descobertas já foram feitas e tudo se tornou mecânico. O problema é que isso nos traz frustração, por causa do sentimento de vermos o tempo passar e achar que não fizemos muita coisa.
O remédio é inserirmos coisas novas em nosso dia ou executar as tarefas corriqueiras de outra maneira. O simples fato de fazer um caminho diferente de casa para o trabalho, ouvir uma estação de rádio diferente no carro, ler um livro ou revista que fuja do estilo ao qual estamos habituados ou qualquer coisa assim já oferece novos desafios para nosso cérebro. O resultado será um sentimento de preenchimento do tempo que nos trará maior satisfação e menos estresse.
P. Como o profissional pode gerenciar melhor o seu tempo neste momento em que as empresas estão enxutas e exigindo cada vez mais de seus empregados?
Mario Persona - Em uma economia de guerra, e é isso o que está acontecendo nas empresas, é preciso refazer a lista de prioridades, voltar a planejar o dia de trabalho e também o tempo de lazer. Não é possível viver em tempos de guerra e racionamento de recursos do mesmo modo como vivemos em tempos de paz e abundância. As dicas que dei já ajudarão bastante, mas há outras, como eliminar os ladrões do tempo conectado.
Cada vez que entramos em um site na Internet, nos cadastramos em algum serviço ou enviamos um email para um novo contato estamos deixando pegadas virtuais que podem ser seguidas. E você pode ter certeza de que seremos seguidos com ofertas de produtos, mensagens motivacionais ou mensagens totalmente vazias de conteúdo ou significado. É preciso administrar isso e resistir a abrir todo tipo de mensagem que recebemos. Mas não é só isso: é preciso evitar ser também aquele que faz o outro perder tempo e fica enviando uma corrente interminável de mensagens que podem fazer sentido ou ser de interesse para nós, mas certamente não serão para os dez mil contatos de nossa lista de emails.
É preciso também saber reconhecer e selecionar as ferramentas de comunicação para evitarmos perder tempo ou fazer com que outros percam. Normalmente nos comunicamos de forma síncrona ou assíncrona, isto é, exigindo ou não que nosso interlocutor esteja simultaneamente disponível. Se o que eu tenho a dizer não é importante e nem exige do outro uma providência imediata, não há razão para ligar para ele. Quando telefono ou obrigo meu interlocutor a parar o que está fazendo, interromper sua linha de pensamentos e prestar atenção no que eu vou dizer, que provavelmente é apenas um recado sobre algo que ele precisa providenciar para daqui a três séculos.
Não havia necessidade de tudo isso. Eu podia muito bem usar um meio assíncrono, como e-mail ou torpedo, para avisá-lo. Quando ele tivesse tempo de verificar suas mensagens ficaria ciente sem precisar interromper sua atividade ou sua linha de pensamentos, algo que também exige algum tempo para ser retomada. A má utilização dos recursos de comunicação é uma das grandes causas de aproveitarmos mal o tempo que temos. Às vezes é preciso saber administrar isso para não ficarmos tão disponíveis e acessíveis o tempo todo, como hoje estamos em função do celular e outros dispositivos de comunicação imediata.
P. Como fazer o trabalho em equipe render mais, considerando que cada pessoa tem seu ritmo?
Mario Persona - O gestor precisa reconhecer isso e saber distribuir as atividades de forma coerente com a capacidade de cada um. Por exemplo, uma pessoa criativa que execute um trabalho que também exige um grau elevado de criatividade pode ser vista pelos colegas como alguém que perde tempo, por ficar minutos preciosos olhando para o vazio ou fazendo rabiscos sem qualquer sentido. Mas essa introspecção, esse "viajar", faz parte do processo criativo e a empresa precisa entender isso. É claro que deve haver uma medição e controle dos resultados para identificar quem são realmente os criativos e quem são os que apenas fazem de conta que trabalham.
Entrevista concedida ao Banestes Notícia em 31/03/2009.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a elaboração de matérias, portanto nem tudo acaba sendo publicado. Eventualmente são aproveitadas apenas algumas frases a título de declarações do entrevistado. Para não perder o que eu disse na hora da entrevista, costumo gravar ou dar entrevistas por escrito. A íntegra do que foi falado você encontra aqui. Se achar que este texto pode ajudar alguém, use o formulário abaixo para compartilhar.
Mario Persona é consultor, escritor e palestrante. Veja emwww.mariopersona.com.br
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