Organize-se no trabalho - Como ser eficiente administrando o tempo
P. Qual a melhor forma de gerir o tempo disponível no escritório?
Mario Persona - Com o uso cada vez maior da tecnologia, o trabalho deixou o escritório e passou a fazer parte da vida de grande parte das pessoas. Por isso entendo que a melhor forma de gerir o tempo é abordá-lo de um ponto de vista holístico, já que hoje também trabalhamos em casa, no caminho para o trabalho, na sala de espera de um cliente, no avião e em tantas outras situações que antes não eram possíveis por falta de tecnologia.
Administrar o tempo é apenas modo de dizer, pois o tempo não pode ser administrado. Administramos recursos como água, matéria prima, combustível etc. que podem ser obtidos em maior ou menor quantidade, armazenados e gastos na medida de nossa necessidade. Mas o tempo não, ele passa igual para todos, quer a gente faça alguma coisa com ele ou não. Não há como armazená-lo, não há como diminuir o seu fluxo ou negociar com ele. Então o que administramos são nossas atividades dentro desse tempo que inexoravelmente vai passar por nós.
É importante também lembrar que nossa necessidade de administrar as tarefas no tempo não se restringe ao trabalho, porque temos atividades importantes que são feitas fora do trabalho, como o relacionamento com família e amigos, atendimento às necessidades de casa, cuidados com a saúde etc. Se existir um desequilíbrio em nossas prioridades ou uma má administração de nossas atividades em casa isso pode comprometer também nosso desempenho no trabalho.
O melhor é planejar, desde que o planejamento não exija muito tempo. Melhor ainda é adotar uma abordagem de planejamento, uma espécie de condicionamento, que nos faça raciocinar sempre em termos de otimização do tempo que temos. Por exemplo, se eu tenho que planejar meu dia posso usar o tempo de locomoção, enquanto estou no carro, no ônibus, no metrô. Posso fazer planos mentais de como dividir melhor minhas atividades no dia e isso já é um planejamento que, por si só, foi bem planejado por usar um tempo que normalmente teria sido desperdiçado.
Planejar é basicamente alocar tempo suficiente para as tarefas que temos, depois de termos uma boa idéia de suas prioridades, que podem ser de curto e longo prazo. Não existe uma fórmula para isso, mesmo porque a maneira como encaramos o tempo varia de pessoa para pessoa.
Aqueles que são mais voltados para os relacionamentos podem considerar prioritária uma conversa pessoal de meia hora com um colega ou subordinado para tratar de alguma tarefa importante, enquanto outros, mais voltados para agendas e resultados, podem acreditar que basta enviar um e-mail para a pessoa que ela irá entender o que é preciso ser feito. Um erro de avaliação em qualquer uma dessas situações pode acarretar perda de tempo. O primeiro pode acabar gastando meia hora para chover no molhado ou explicar uma tarefa que o outro já tinha entendido, enquanto o segundo pode supor que a outra pessoa será capaz de executar a tarefa com um simples e-mail quando o perfil dela é de alguém que precisa de meia hora de prosa para entender.
Como você pode ver, não existe uma fórmula, e uma boa administração do tempo depende também de uma boa dose de percepção. A cada dia me convenço de que é muito mais importante uma atitude em relação ao tempo do que alguma técnica ou fórmula engessada que certamente não servirá para todas as pessoas, situações e propósitos.
Uma boa percepção que a gente desenvolve quando se preocupa com o tempo é a da urgência das coisas. Há coisas que são importantes, mas não são urgentes, mas outras podem parecer de pequena importância, mas se tornam urgentes em função de suas conseqüências. Uma conta de pouca importância, digamos de 1 real, que eu deixe para pagar depois poderá ser impossível de ser paga amanhã pela Internet e exigir que eu perca algumas horas na fila de um banco para pagá-la. Sabendo disso, apesar de sua pouca importância e do valor irrisório, eu acabo classificando a tarefa como urgente.
O profissional deve ter também o cuidado de evitar os ladrões do tempo, aquelas atividades que parecem consumir pouco tempo, mas que somadas roubam uma fatia significativa de nosso dia. A leitura do e-mail é um exemplo. Se eu não tiver um filtro anti-spam e policiar para resistir à tentação de abrir todas as mensagens, passarei o dia visitando links inúteis que as pessoas me enviam ou abrindo aquelas apresentações motivacionais que todos os dias nos chegam.
Desenvolver o hábito de fazer uma leitura prévia das coisas também ajuda a economizar tempo. No caso dos e-mails, o assunto já pode determinar se vale ou não a pena abrir a mensagem. Uma das grandes invenções dos programas de computador é aquela cesta de lixo, e ela deve ser usada. Mesmo quando abrimos uma mensagem ou precisamos ler algum documento, uma técnica é passar os olhos pelo texto na busca de palavras significativas para saber de que se trata, antes de perdermos tempo lendo linha por linha, palavra por palavra.
Notícias de jornal também podem ser lidas da forma como são escritas, isto é, com a técnica da pirâmide invertida. Jornalistas costumam colocar todas as informações importantes logo no início da notícia, para depois repetir tudo outra vez com detalhes nem sempre importantes. Quando não se trata de uma matéria, uma crônica, um editorial ou entrevista, mas do noticiário, posso me manter informado lendo apenas um ou dois parágrafos. Depois de um ano fazendo isso você terá economizado algumas horas de seu tempo com atividades mais importantes.
P. Como lidar com situações que estão fora da programação diária do funcionário sem acumular trabalho?
Mario Persona - Situações assim devem ser avaliadas também quanto à sua importância, e há vários fatores que determinam a importância de uma tarefa. Por exemplo, o chefe me chamar para contar de seu filho que nasceu pode não ter qualquer importância para os resultados da empresa, mas certamente é grande importância para minha carreira manter um bom relacionamento com meu chefe.
Ainda pensando nas interrupções e situações não programadas, é importante que o profissional desenvolva um espírito serendipista. A palavra vem da fábula "Os três príncipes de Serendipe", antigo nome do Ceilão e atual Sri Lanka, e relata sobre a importância das coisas descobertas ao acaso. Uma pessoa com uma atitude assim passa a enxergar as interrupções como oportunidades, o que ajuda a ter uma visão mais ampla do trabalho. Uma situação não programada pode ser aquela porta aberta acidentalmente para um mundo novo, para um novo aprendizado ou até para mostrar meu talento em resolver um imprevisto.
Eu sei que esta não é uma forma muito ortodoxa de se tratar o tema administração do tempo, que geralmente é visto como uma lista de faça isso e não faça aquilo. Mas tudo depende do tipo de pessoa e da atividade. Alguém que trabalhe em algo extremamente metódico e burocrático poderá se dar bem com uma receita de bolo para administrar seu tempo, mas se o objetivo for ter uma equipe criativa, é necessário deixar de lado o modelo Max Weber de administração e dar uma certa liberdade à abordagem do tempo.
Por exemplo, na maioria das listas e cursos de administração do tempo você vai encontrar preceitos como "bloqueie as interrupções" ou "faça certo da primeira vez". São chavões muito utilizados porque são seguros e funcionam satisfatoriamente na maioria dos casos, mas se pensarmos na questão da serendipidade, bloquear as interrupções pode ser uma vacina contra a oportunidade. Fazer certo da primeira vez pode parecer muito racional, mas isso acaba com a possibilidade de inovar, de experimentar novas maneiras de se realizar uma tarefa. Obviamente há nisso um risco de se perder tempo, mas há também uma possibilidade de se encontrar uma maneira mais econômica de se realizar o trabalho. Empresas criativas não apenas se preocupam com a gestão do tempo, mas costumam incluir no planejamento uma carga horária, digamos 10% ou 20% do dia, que fica disponível para o funcionário experimentar suas próprias idéias.
Mas, voltando à sua pergunta, que incluía a questão do trabalho acumulado, é claro que agindo assim, isto é, abraçando todas as situações fora da programação, eu acabo acumulando trabalho, o que pode ser prejudicial. Daí a necessidade daquela capacidade de avaliação da qual eu falei, de saber o valor, a importância e a urgência das coisas antes de mergulhar de cabeça nelas. Outra habilidade a ser desenvolvida é a de saber dizer não. Essa palavra pode nos livrar de grandes problemas, desde que eu tenha discernimento suficiente para saber para quem estou dizendo não.
P. Como as empresas podem estimular seus funcionários a gerir melhor o tempo de trabalho?
Mario Persona - A melhor forma é fornecer a tecnologia adequada para otimizar o trabalho e treinar a equipe no uso dessa tecnologia e também na administração do tempo. Alguém que não saiba usar o computador de forma racional poderá perder muito tempo executando tarefas totalmente desnecessárias. Você fica abismado quando descobre que muita gente não conhece a função copiar-colar, não sabe fazer coisas simples como indexar uma lista de nomes ou até mesmo fazer uma busca na Internet.
Investir em treinamentos de gerenciamento do tempo também é importante, pois é com informação que se cria uma cultura de otimização do tempo dentro de uma empresa. Isso precisa ser feito com freqüência quando a rotatividade dos funcionários é grande. Veja, por exemplo, algo importantíssimo que passa despercebido na maioria das empresas: a otimização do tempo na comunicação. O simples conhecimento de como utilizar meios síncronos e assíncronos de comunicação já faz uma grande diferença não só na economia de tempo mas também de conta telefônica.
Um meio síncrono é aquele que exige sincronismo, isto é, que as duas pessoas que se comunicam estejam disponíveis para a troca de mensagens. O telefone é um exemplo disso. Já o meio assíncrono não exige que meu interlocutor esteja disponível. Ele ficará sabendo de minha mensagem quando estiver disponível. O e-mail é um exemplo. Um profissional que saiba avaliar a importância e urgência de uma mensagem pode muito bem escolher a ferramenta certa. Se não é algo urgente, que precisa de uma resposta e da interatividade de um diálogo, não há necessidade de usar o telefone. Para isso posso usar uma mensagem de e-mail ou um torpedo.
Alguém poderia alegar que é mais rápido discar para o colega na outra sala do que escrever um e-mail, mas aí entra também uma cultura mais ampla de administração do tempo, que é preocupar-me com o tempo da empresa como um todo. Minha responsabilidade não termina na boa administração do meu tempo, mas também sou responsável em não fazer meus colegas perderem tempo, pois quando trabalho numa equipe, é o resultado conjunto que importa.
Entrevista concedida ao portal G1 em 29/12/2008.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a elaboração de matérias, portanto nem tudo acaba sendo publicado. Eventualmente são aproveitadas apenas algumas declarações do entrevistado. Para não perder o que eu disse na hora, costumo gravar ou dar entrevistas por escrito. A íntegra do que foi falado você encontra aqui. Se achar que este texto pode ajudar alguém, use o formulário abaixo para compartilhar.
Mario Persona é consultor, escritor e palestrante. Veja emwww.mariopersona.com.br
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