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Como gerenciar o tempo no trabalho?P. Hoje o volume de
informações que temos que absorver é muito
grande e as pessoas tendem a buscar respostas
cada vez mais rápidas para tudo. Como lidar com
isso?
Mario Persona - A primeira providência
é reduzir o número de opções em nossa vida.
Quando eu era adolescente tínhamos meia dúzia
de canais na TV e podíamos gastar 2 horas vendo
TV e 5 minutos trocando de canal. Hoje temos cem
canais na TV e continuamos tendo as mesmas 2
horas para assistir, mas acabamos gastando muito
mais do que 5 minutos trocando de canal e
decidindo o que assistir. Usando este exemplo,
hoje desfrutamos menos da atividade em si porque
dedicamos menos tempo a ela, já que continuamos
com o mesmo tempo todos os dias.
Transporte o mesmo raciocínio para outras
atividades da vida e do trabalho e você verá
que desfrutamos menos do tempo que temos e
acabamos também penalizando nossa qualidade de
vida. Alguém poderia alegar que toda essa
tecnologia permitiu economizar tempo, mas
ninguém é capaz de descobrir onde foi parar
esse tempo economizado. O excesso de opções
não deve ser visto sempre como um benefício.
Cada vez que trocamos de celular somos obrigados
a aprender novas tarefas. O mesmo acontece com o
carro, o computador, os diferentes programas. A
cada atualização do processador de textos
perdemos tempo valioso analisando o que será
útil ou não na nova versão e acabaremos
utilizando as mesmas funções que sempre nos
foram úteis e nos esquecendo das novas.
Portanto é preciso hoje resistir à tentação
das novas funções. Se tenho um relógio que já
mostra as horas, será que preciso de outro que
indique a posição das estrelas no céu ou
mostre a previsão do tempo? Minhas palavras
podem parecer um pouco retrógradas, mas quando o
assunto é tempo, é preciso inteligência para
avaliar o que poderá nos ajudar a utilizar as
mesmas 24 horas diárias com qualidade.
Você falou do volume de informações, e este é
decorrente exatamente do volume de opções que
aumenta a cada segundo. Mas, falando da
informação propriamente dita, há alguns anos
informação era algo raro que você só obtinha
se tivesse acesso a livros, enciclopédias,
universidades, centros de pesquisa etc. Hoje
qualquer garoto pode dizer a você o significado
de qualquer palavra, recitar a data de nascimento
de qualquer figura histórica ou até explicar
como construir uma bomba atômica em questão de
minutos, desde que esteja conectado. A
informação tornou-se commodity e hoje está
acessível a todos. O que fazer para não ser
engolido por ela?
Se por um lado devo saber administrar o número
de opções que me é imposto o tempo todo pelas
novas tecnologias, por outro devo ser seletivo
também na administração da informação à
qual tenho acesso com tanta facilidade. O fato de
ser fácil acessar informação não significa
que devo acessá-la. Se antigamente uma pessoa
era valorizada pelo que sabia, hoje ela é
valorizada pelo que sabe fazer com a informação
que consegue filtrar desse número absurdo de
fontes de informação.
Veja, por exemplo, o Google, o site que é hoje
referência na busca de informações. Ele já
ultrapassou a marca de 1 trilhão de links
oferecidos para buscas, o que equivale dizer que
para você visitar todos os links levaria 1,9
milhão de anos, e quando chegasse no último
obviamente outros já teriam sido adicionados. No
momento em que temos 6 bilhões de habitantes no
planeta e todos os dias uma parcela maior desses
habitantes fica habilitada a publicar o que tem a
dizer, fica evidente que jamais seremos capazes
de assimilar tanta informação. Daí a
necessidade de disciplina.
P. É muito comum as pessoas reclamarem
que estão sem tempo. Esse comportamento
demonstra apenas excesso de atividades ou falta
de organização?
Mario Persona - O tempo sempre foi igual
para todo mundo, e não dá para administrá-lo.
O que administramos não é o tempo, que passa
quer a gente faça algo com ele ou não. O que
administramos são as atividades dentro desse
tempo, já que ele não pode ser estocado ou
dispensado em maior ou menor volume a velocidades
diferentes, como fazemos, por exemplo, com água
em nossa casa, combustível em nosso carro, ou
qualquer matéria prima em uma indústria.
Portanto é preciso existir um planejamento para
evitar a falta de organização das tarefas, se
quisermos usar o tempo que temos de maneira
correta. Há várias formas de se organizar as
tarefas no tempo, geralmente dando a cada uma
delas um status de importância, mas até nisso
é preciso usar de inteligência, porque não há
uma regra que sirva para todas as situações.
Por exemplo, eu posso ter um boleto de dez
centavos que posso pagar pela Internet até a
data de vencimento e considerar isso pouco
importante ou sem qualquer urgência. Porém, se
eu me esquecer de pagar no prazo, perderei duas
horas ou mais indo até a agência bancária para
pagar no caixa, e isso me custará muito mais do
que os dez centavos. Ao me conscientizar disso eu
passo a ter outro problema, que é o da
ansiedade, de não poder me esquecer de pagar
pela Internet, o que acaba sendo mais uma
preocupação a corroer meu humor e disposição
durante meu dia de trabalho. O remédio é
resolver logo esta pequena pendência antes que
ela se torne grande, ou para evitar que continue
sendo uma preocupação a mais em meu dia.
Outra razão das reclamações que fazemos de
falta de tempo está na percepção do tempo, e
não no tempo propriamente dito. Às vezes
passamos o dia trabalhando arduamente e quando
olhamos no relógio vemos que o dia acabou. A
gente se sente frustrado com isso, porque parece
que nada foi feito ou resolvido ao longo de todas
aquelas horas de trabalho.
A verdade é que trabalhamos sim, mas não
percebemos por que fizemos as coisas
mecanicamente por serem atividades de rotina. Da
primeira vez que executamos uma atividade o nosso
cérebro grava cada detalhe dela para evitar usar
energia para pensar nisso da próxima vez que
fizermos a mesma coisa. Das outras vezes agiremos
como zumbis, e isso é bom para o cérebro no
sentido de economizar energia para coisas novas.
Por esta razão, quando éramos crianças os dias
pareciam mais longos. É que todas as atividades
eram novas e exigiam uma atenção especial do
cérebro. À medida que crescemos a maior parte
das descobertas já foram feitas e tudo se tornou
mecânico. O problema é que isso nos traz
frustração, por causa do sentimento de vermos o
tempo passar e achar que não fizemos muita
coisa.
O remédio é inserirmos coisas novas em nosso
dia ou executar as tarefas corriqueiras de outra
maneira. O simples fato de fazer um caminho
diferente de casa para o trabalho, ouvir uma
estação de rádio diferente no carro, ler um
livro ou revista que fuja do estilo ao qual
estamos habituados ou qualquer coisa assim já
oferece novos desafios para nosso cérebro. O
resultado será um sentimento de preenchimento do
tempo que nos trará maior satisfação e menos
estresse.
P. Como o profissional pode gerenciar
melhor o seu tempo neste momento em que as
empresas estão enxutas e exigindo cada vez mais
de seus empregados?
Mario Persona - Em uma economia de
guerra, e é isso o que está acontecendo nas
empresas, é preciso refazer a lista de
prioridades, voltar a planejar o dia de trabalho
e também o tempo de lazer. Não é possível
viver em tempos de guerra e racionamento de
recursos do mesmo modo como vivemos em tempos de
paz e abundância. As dicas que dei já ajudarão
bastante, mas há outras, como eliminar os
ladrões do tempo conectado.
Cada vez que entramos em um site na Internet, nos
cadastramos em algum serviço ou enviamos um
email para um novo contato estamos deixando
pegadas virtuais que podem ser seguidas. E você
pode ter certeza de que seremos seguidos com
ofertas de produtos, mensagens motivacionais ou
mensagens totalmente vazias de conteúdo ou
significado. É preciso administrar isso e
resistir a abrir todo tipo de mensagem que
recebemos. Mas não é só isso: é preciso
evitar ser também aquele que faz o outro perder
tempo e fica enviando uma corrente interminável
de mensagens que podem fazer sentido ou ser de
interesse para nós, mas certamente não serão
para os dez mil contatos de nossa lista de
emails.
É preciso também saber reconhecer e selecionar
as ferramentas de comunicação para evitarmos
perder tempo ou fazer com que outros percam.
Normalmente nos comunicamos de forma síncrona ou
assíncrona, isto é, exigindo ou não que nosso
interlocutor esteja simultaneamente disponível.
Se o que eu tenho a dizer não é importante e
nem exige do outro uma providência imediata,
não há razão para ligar para ele. Quando
telefono ou obrigo meu interlocutor a parar o que
está fazendo, interromper sua linha de
pensamentos e prestar atenção no que eu vou
dizer, que provavelmente é apenas um recado
sobre algo que ele precisa providenciar para
daqui a três séculos.
Não havia necessidade de tudo isso. Eu podia
muito bem usar um meio assíncrono, como e-mail
ou torpedo, para avisá-lo. Quando ele tivesse
tempo de verificar suas mensagens ficaria ciente
sem precisar interromper sua atividade ou sua
linha de pensamentos, algo que também exige
algum tempo para ser retomada. A má utilização
dos recursos de comunicação é uma das grandes
causas de aproveitarmos mal o tempo que temos.
Às vezes é preciso saber administrar isso para
não ficarmos tão disponíveis e acessíveis o
tempo todo, como hoje estamos em função do
celular e outros dispositivos de comunicação
imediata.
P. Como fazer o trabalho em equipe render
mais, considerando que cada pessoa tem seu ritmo?
Mario Persona - O gestor precisa
reconhecer isso e saber distribuir as atividades
de forma coerente com a capacidade de cada um.
Por exemplo, uma pessoa criativa que execute um
trabalho que também exige um grau elevado de
criatividade pode ser vista pelos colegas como
alguém que perde tempo, por ficar minutos
preciosos olhando para o vazio ou fazendo
rabiscos sem qualquer sentido. Mas essa
introspecção, esse "viajar", faz
parte do processo criativo e a empresa precisa
entender isso. É claro que deve haver uma
medição e controle dos resultados para
identificar quem são realmente os criativos e
quem são os que apenas fazem de conta que
trabalham.
Entrevista concedida ao Banestes
Notícia em 31/03/2009.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a
elaboração de matérias, portanto nem tudo
acaba sendo publicado. Eventualmente são
aproveitadas apenas algumas frases a título de
declarações do entrevistado. Para não perder o
que eu disse na hora da entrevista, costumo
gravar ou dar entrevistas por escrito. A íntegra
do que foi falado você encontra aqui. Se achar
que este texto pode ajudar alguém, use o
formulário abaixo para compartilhar.
Mario
Persona é consultor, escritor e palestrante.
Veja em www.mariopersona.com.br
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