Como administrar melhor o tempo para conseguir
harmonia entre o trabalho e a vida pessoal?
Mario Persona - O primeiro passo é
definir prioridades de curto e longo prazo. Além
disso deve existir um equilíbrio entre as
prioridades pessoais e as do trabalho, o que nem
sempre é fácil de determinar. Quando o assunto
é tempo, não existem fórmulas milagrosas e nem
mesmo um padrão, porque a percepção do tempo
difere conforme a pessoa.
Quem é mais voltado para agendas, prazos e
resultados tangíveis, vai dar um valor maior ao
tempo, mas quem é mais voltado a relacionamentos
vai considerar de menor importância cumprir
horários. Por isso, ainda que existam técnicas
para administrar as tarefas dentro do tempo que
temos, essas técnicas irão funcionar de maneira
diferente dependendo da pessoa. Até mesmo o
ambiente em que vivemos tem influência na forma
como administramos o tempo.
Acabo de me lembrar daquele filme, o Náufrago,
com Tom Hanks. O personagem que ele vive no filme
é voltado demais para o tempo, tudo na vida dele
é organizado e cronometrado, mas ele deixa
coisas importantes, como o tratamento de um dente
ou o contato com a noiva, para um segundo plano.
Depois do acidente de avião o dente dói e a
noiva acaba encontrando outro, e só então ele
vai perceber que havia invertido as prioridades.
Não dá para esgotar o assunto numa conversa
assim, mas estou me lembrando de algumas dicas
práticas. Por exemplo, o tipo de comunicação
que usamos. Saber a diferença entre
comunicação síncrona, aquela que exige que o
outro esteja disponível simultaneamente, ou
assíncrona, que não depende da disponibilidade
do outro, pode fazer uma tremenda diferença. Por
exemplo, se tenho uma mensagem rápida e de pouca
importância, não preciso telefonar para
alguém, basta usar e-mail e o outro ficará
sabendo quando estiver disponível.
Outra dica prática para cuidar bem do tempo é
reduzir o número de opções em nosso dia-a-dia.
Para ilustrar isso, pense na época quando a TV
tinha 4 ou 5 canais. Passávamos duas horas vendo
TV e gastávamos dez minutos para decidir que
canal assistir. Agora temos cem canais, passamos
quatro horas vendo TV e duas trocando de canais.
Quanto menor o número de opções, menor o tempo
gasto nelas.
E isso vale para a compra de um novo celular com
duzentas novas funções que você precisa
aprender para nunca usar, o forno de microondas,
o aparelho de som ou até o upgrade daquele
processador de textos que você só usa para
escrever relatórios. Obviamente a cada versão
anunciada o fabricante tentará nos cativar com
funções como letras que dançam ou revisor
ortográfico de mandarim, mas a questão é:
preciso disso? Se não preciso, por que perder
meu tempo lendo os manuais e aprendendo tudo de
novo?
O excesso de informação também é um grande
ladrão do tempo. Eu aprendi a ler jornal do
jeito que os jornalistas escrevem as notícias,
isto é, em pirâmide invertida. Quando
aprendemos que o essencial da notícia está na
chamada e nos dois primeiros parágrafos,
deixamos de gastar tempo indo até o fim porque
sabemos que o autor estará dizendo tudo de novo
com outras palavras e com quase nada de novidade.
Isso é feito para poder cortar o texto caso o
espaço seja insuficiente na hora de fechar a
página. Obviamente isto não vale para matérias
ou reportagens.
Mais uma dica: dividir o dia em períodos bons e
ruins conforme a atividade. Eu sou madrugador,
acordo cedo e é de manhã minha melhor hora para
trabalhar, escrever, ter idéias. À medida que o
dia vai passando minha capacidade de pensar vai
diminuindo, por isso procuro deixar sempre para a
parte da manhã as tarefas que exigem maior
atenção e criatividade. Meu filho é o
contrário, ele prefere entrar a noite
trabalhando, enquanto eu prefiro entrar a noite
dormindo e, se tiver algum trabalho urgente,
acordar às 2 ou 3 da madrugada para trabalhar.
Por exemplo, se você precisa visitar um cliente
para tentar vender algo, é preciso não só
escolher seu melhor momento de agilidade mental,
como tentar descobrir qual é o momento em que
seu interlocutor estará mais relaxado para
aceitar sua proposta. Entender o comportamento
humano em relação ao tempo também pode ajudar.
Há tarefas que devem ser resolvidas logo porque
o tempo, ou a falta dele, pode causar ansiedade.
É o caso daquela conta de um real que você tem
para pagar, mas que deixa na mesa para pagar
depois porque, afinal, é só um real. Porém
você sabe que se não pagar pela Internet, irá
precisar pegar o carro, procurar vaga para
estacionar, ir ao banco, enfrentar fila e perder
duas horas por causa de um real. Isso causa
ansiedade todas as vezes que você olha para a
conta, por isso, embora ela pareça sem
importância, é urgente que resolva logo isso.
Há vários instrumentos para organizar o tempo,
mas como disse, cada um deve usar o que funcionar
melhor para si mesmo. Se um programa de
computador ou uma agenda eletrônica são úteis
para você, use-as. Se o seu negócio é colar
lembretes na moldura do monitor, colocar
elásticos no pulso ou anotar as coisas na palma
da mão, então está bem, é o seu estilo. Se
você tentar usar uma planilha em um computador
provavelmente irá gastar mais tempo para
organizá-la, então deixe isso para quem tem
esse perfil.
Mas o importante é anotar de algum modo seus
compromissos, porque aqui também vale aquela
questão da ansiedade. Do mesmo modo como
anotamos o passado em livros de história,
anotamos o futuro em agendas, para não nos
esquecermos nem de uma coisa, nem de outra.
Tentar manter tudo na memória deixa pouca
capacidade de processamento do cérebro para
vivermos o momento presente, caso contrário seu
momento presente ficará repleto de pensamentos
voltados para momentos futuros que ainda não
deveriam estar lá. Anotamos para ficarmos
despreocupados, ou seja, não pré-ocupados com
algo.
Quando há tarefas importantes, o jeito é
planejar, ou seja, alocar o tempo necessário
para cada tarefa. O gostoso de planejar e anotar
o que precisamos fazer é que criamos metas, e
quando criamos metas criamos também a
possibilidade de atingir metas, de fazer gols. É
aquela sensação gostosa de você ir riscando
uma lista de coisas à medida que vai resolvendo.
São gols e devem ser festejados.
Outra coisa importante para gerenciar bem o tempo
é aprender a delegar, a terceirizar tarefas.
Pense num dominó. Se a peça que você derrubar
tem influência em muitas peças, dedique-se a
esta, caso contrário terceirize a tarefa. Uma
forma de determinar o valor das tarefas é
medindo suas conseqüências ou quantas pessoas
dependem que eu dê o saque para o jogo
continuar.
Finalmente, há um segredo das pessoas que têm
tempo de sobra, que é aprender a dizer não.
Somos propensos a acatar tudo o que nos pedem e
depois ficamos desesperados. Saber dizer não é
uma arte que precisa ser cultivada. Quando
conseguimos algum tempo extra, é bom também
saber o que fazer com ele. Uma boa idéia é
gastar tempo para pensar, ler, meditar, ou seja,
sair um pouco da sintonia com o mundo ao nosso
redor para recarregar as baterias.
Entrevista concedida ao
Diário de São Paulo em 17/04/2008 para
uma matéria sobre administração do tempo e
equilíbrio vida-trabalho.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a
elaboração de matérias, portanto nem tudo
acaba sendo publicado. Eventualmente são
aproveitadas apenas algumas frases a título de
declarações do entrevistado. Para não perder o
que eu disse na hora, costumo gravar ou dar
entrevistas por escrito. A íntegra do que foi
falado você encontra aqui.
