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Organize-se no trabalho - Como ser eficiente
administrando o tempo
P. Qual a melhor forma de gerir o tempo
disponível no escritório?
Mario Persona - Com o uso cada vez maior
da tecnologia, o trabalho deixou o escritório e
passou a fazer parte da vida de grande parte das
pessoas. Por isso entendo que a melhor forma de
gerir o tempo é abordá-lo de um ponto de vista
holístico, já que hoje também trabalhamos em
casa, no caminho para o trabalho, na sala de
espera de um cliente, no avião e em tantas
outras situações que antes não eram possíveis
por falta de tecnologia.
Administrar o tempo é apenas modo de dizer, pois
o tempo não pode ser administrado. Administramos
recursos como água, matéria prima, combustível
etc. que podem ser obtidos em maior ou menor
quantidade, armazenados e gastos na medida de
nossa necessidade. Mas o tempo não, ele passa
igual para todos, quer a gente faça alguma coisa
com ele ou não. Não há como armazená-lo, não
há como diminuir o seu fluxo ou negociar com
ele. Então o que administramos são nossas
atividades dentro desse tempo que inexoravelmente
vai passar por nós.
É importante também lembrar que nossa
necessidade de administrar as tarefas no tempo
não se restringe ao trabalho, porque temos
atividades importantes que são feitas fora do
trabalho, como o relacionamento com família e
amigos, atendimento às necessidades de casa,
cuidados com a saúde etc. Se existir um
desequilíbrio em nossas prioridades ou uma má
administração de nossas atividades em casa isso
pode comprometer também nosso desempenho no
trabalho.
O melhor é planejar, desde que o planejamento
não exija muito tempo. Melhor ainda é adotar
uma abordagem de planejamento, uma espécie de
condicionamento, que nos faça raciocinar sempre
em termos de otimização do tempo que temos. Por
exemplo, se eu tenho que planejar meu dia posso
usar o tempo de locomoção, enquanto estou no
carro, no ônibus, no metrô. Posso fazer planos
mentais de como dividir melhor minhas atividades
no dia e isso já é um planejamento que, por si
só, foi bem planejado por usar um tempo que
normalmente teria sido desperdiçado.
Planejar é basicamente alocar tempo suficiente
para as tarefas que temos, depois de termos uma
boa idéia de suas prioridades, que podem ser de
curto e longo prazo. Não existe uma fórmula
para isso, mesmo porque a maneira como encaramos
o tempo varia de pessoa para pessoa.
Aqueles que são mais voltados para os
relacionamentos podem considerar prioritária uma
conversa pessoal de meia hora com um colega ou
subordinado para tratar de alguma tarefa
importante, enquanto outros, mais voltados para
agendas e resultados, podem acreditar que basta
enviar um e-mail para a pessoa que ela irá
entender o que é preciso ser feito. Um erro de
avaliação em qualquer uma dessas situações
pode acarretar perda de tempo. O primeiro pode
acabar gastando meia hora para chover no molhado
ou explicar uma tarefa que o outro já tinha
entendido, enquanto o segundo pode supor que a
outra pessoa será capaz de executar a tarefa com
um simples e-mail quando o perfil dela é de
alguém que precisa de meia hora de prosa para
entender.
Como você pode ver, não existe uma fórmula, e
uma boa administração do tempo depende também
de uma boa dose de percepção. A cada dia me
convenço de que é muito mais importante uma
atitude em relação ao tempo do que alguma
técnica ou fórmula engessada que certamente
não servirá para todas as pessoas, situações
e propósitos.
Uma boa percepção que a gente desenvolve quando
se preocupa com o tempo é a da urgência das
coisas. Há coisas que são importantes, mas não
são urgentes, mas outras podem parecer de
pequena importância, mas se tornam urgentes em
função de suas conseqüências. Uma conta de
pouca importância, digamos de 1 real, que eu
deixe para pagar depois poderá ser impossível
de ser paga amanhã pela Internet e exigir que eu
perca algumas horas na fila de um banco para
pagá-la. Sabendo disso, apesar de sua pouca
importância e do valor irrisório, eu acabo
classificando a tarefa como urgente.
O profissional deve ter também o cuidado de
evitar os ladrões do tempo, aquelas atividades
que parecem consumir pouco tempo, mas que somadas
roubam uma fatia significativa de nosso dia. A
leitura do e-mail é um exemplo. Se eu não tiver
um filtro anti-spam e policiar para resistir à
tentação de abrir todas as mensagens, passarei
o dia visitando links inúteis que as pessoas me
enviam ou abrindo aquelas apresentações
motivacionais que todos os dias nos chegam.
Desenvolver o hábito de fazer uma leitura
prévia das coisas também ajuda a economizar
tempo. No caso dos e-mails, o assunto já pode
determinar se vale ou não a pena abrir a
mensagem. Uma das grandes invenções dos
programas de computador é aquela cesta de lixo,
e ela deve ser usada. Mesmo quando abrimos uma
mensagem ou precisamos ler algum documento, uma
técnica é passar os olhos pelo texto na busca
de palavras significativas para saber de que se
trata, antes de perdermos tempo lendo linha por
linha, palavra por palavra.
Notícias de jornal também podem ser lidas da
forma como são escritas, isto é, com a técnica
da pirâmide invertida. Jornalistas costumam
colocar todas as informações importantes logo
no início da notícia, para depois repetir tudo
outra vez com detalhes nem sempre importantes.
Quando não se trata de uma matéria, uma
crônica, um editorial ou entrevista, mas do
noticiário, posso me manter informado lendo
apenas um ou dois parágrafos. Depois de um ano
fazendo isso você terá economizado algumas
horas de seu tempo com atividades mais
importantes.
P. Como lidar com situações que estão
fora da programação diária do funcionário sem
acumular trabalho?
Mario Persona - Situações assim devem
ser avaliadas também quanto à sua importância,
e há vários fatores que determinam a
importância de uma tarefa. Por exemplo, o chefe
me chamar para contar de seu filho que nasceu
pode não ter qualquer importância para os
resultados da empresa, mas certamente é grande
importância para minha carreira manter um bom
relacionamento com meu chefe.
Ainda pensando nas interrupções e situações
não programadas, é importante que o
profissional desenvolva um espírito
serendipista. A palavra vem da fábula "Os
três príncipes de Serendipe", antigo nome
do Ceilão e atual Sri Lanka, e relata sobre a
importância das coisas descobertas ao acaso. Uma
pessoa com uma atitude assim passa a enxergar as
interrupções como oportunidades, o que ajuda a
ter uma visão mais ampla do trabalho. Uma
situação não programada pode ser aquela porta
aberta acidentalmente para um mundo novo, para um
novo aprendizado ou até para mostrar meu talento
em resolver um imprevisto.
Eu sei que esta não é uma forma muito ortodoxa
de se tratar o tema administração do tempo, que
geralmente é visto como uma lista de faça isso
e não faça aquilo. Mas tudo depende do tipo de
pessoa e da atividade. Alguém que trabalhe em
algo extremamente metódico e burocrático
poderá se dar bem com uma receita de bolo para
administrar seu tempo, mas se o objetivo for ter
uma equipe criativa, é necessário deixar de
lado o modelo Max Weber de administração e dar
uma certa liberdade à abordagem do tempo.
Por exemplo, na maioria das listas e cursos de
administração do tempo você vai encontrar
preceitos como "bloqueie as
interrupções" ou "faça certo da
primeira vez". São chavões muito
utilizados porque são seguros e funcionam
satisfatoriamente na maioria dos casos, mas se
pensarmos na questão da serendipidade, bloquear
as interrupções pode ser uma vacina contra a
oportunidade. Fazer certo da primeira vez pode
parecer muito racional, mas isso acaba com a
possibilidade de inovar, de experimentar novas
maneiras de se realizar uma tarefa. Obviamente
há nisso um risco de se perder tempo, mas há
também uma possibilidade de se encontrar uma
maneira mais econômica de se realizar o
trabalho. Empresas criativas não apenas se
preocupam com a gestão do tempo, mas costumam
incluir no planejamento uma carga horária,
digamos 10% ou 20% do dia, que fica disponível
para o funcionário experimentar suas próprias
idéias.
Mas, voltando à sua pergunta, que incluía a
questão do trabalho acumulado, é claro que
agindo assim, isto é, abraçando todas as
situações fora da programação, eu acabo
acumulando trabalho, o que pode ser prejudicial.
Daí a necessidade daquela capacidade de
avaliação da qual eu falei, de saber o valor, a
importância e a urgência das coisas antes de
mergulhar de cabeça nelas. Outra habilidade a
ser desenvolvida é a de saber dizer não. Essa
palavra pode nos livrar de grandes problemas,
desde que eu tenha discernimento suficiente para
saber para quem estou dizendo não.
P. Como as empresas podem estimular seus
funcionários a gerir melhor o tempo de trabalho?
Mario Persona - A melhor forma é
fornecer a tecnologia adequada para otimizar o
trabalho e treinar a equipe no uso dessa
tecnologia e também na administração do tempo.
Alguém que não saiba usar o computador de forma
racional poderá perder muito tempo executando
tarefas totalmente desnecessárias. Você fica
abismado quando descobre que muita gente não
conhece a função copiar-colar, não sabe fazer
coisas simples como indexar uma lista de nomes ou
até mesmo fazer uma busca na Internet.
Investir em treinamentos de gerenciamento do
tempo também é importante, pois é com
informação que se cria uma cultura de
otimização do tempo dentro de uma empresa. Isso
precisa ser feito com freqüência quando a
rotatividade dos funcionários é grande. Veja,
por exemplo, algo importantíssimo que passa
despercebido na maioria das empresas: a
otimização do tempo na comunicação. O simples
conhecimento de como utilizar meios síncronos e
assíncronos de comunicação já faz uma grande
diferença não só na economia de tempo mas
também de conta telefônica.
Um meio síncrono é aquele que exige
sincronismo, isto é, que as duas pessoas que se
comunicam estejam disponíveis para a troca de
mensagens. O telefone é um exemplo disso. Já o
meio assíncrono não exige que meu interlocutor
esteja disponível. Ele ficará sabendo de minha
mensagem quando estiver disponível. O e-mail é
um exemplo. Um profissional que saiba avaliar a
importância e urgência de uma mensagem pode
muito bem escolher a ferramenta certa. Se não é
algo urgente, que precisa de uma resposta e da
interatividade de um diálogo, não há
necessidade de usar o telefone. Para isso posso
usar uma mensagem de e-mail ou um torpedo.
Alguém poderia alegar que é mais rápido discar
para o colega na outra sala do que escrever um
e-mail, mas aí entra também uma cultura mais
ampla de administração do tempo, que é
preocupar-me com o tempo da empresa como um todo.
Minha responsabilidade não termina na boa
administração do meu tempo, mas também sou
responsável em não fazer meus colegas perderem
tempo, pois quando trabalho numa equipe, é o
resultado conjunto que importa.
Entrevista concedida ao portal G1 em
29/12/2008.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a
elaboração de matérias, portanto nem tudo
acaba sendo publicado. Eventualmente são
aproveitadas apenas algumas declarações do
entrevistado. Para não perder o que eu disse na
hora, costumo gravar ou dar entrevistas por
escrito. A íntegra do que foi falado você
encontra aqui. Se achar que este texto pode
ajudar alguém, use o formulário abaixo para
compartilhar.
Mario
Persona é consultor, escritor e palestrante.
Veja em www.mariopersona.com.br
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