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ADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO Fui entrevistado pelo site Valia
para uma matéria sobre administração do tempo.
A íntegra da entrevista você encontra aqui.
P.
Hoje em dia, as pessoas estão cada vez mais
ocupadas e levam uma vida corrida, muitas vezes,
sem tempo para fazerem tudo o que gostariam. Como
elas podem administrar melhor o seu tempo no dia
a dia?
Mario Persona - O tempo é algo que
não conseguimos administrar, pois ele passa com
ou sem nossa interferência. Não existe uma
torneira para abrir ou fechar quando precisamos.
O que administramos são as tarefas dentro do
tempo que temos, e o primeiro passo para isso é
avaliar a relevância das coisas que permitimos
que ocupem nosso tempo.
Por exemplo, eliminar opções é uma boa pedida.
A cultura moderna tenta nos fazer acreditar que
quanto mais opções tivermos, melhor será a
nossa vida. Se eu uso um celular com vinte
funções, serei tentado a comprar um com cem. Se
minha TV a cabo tem 50 canais, vou achar que
preciso de 200. O processador de textos que uso
apenas para escrever o trivial me fará sentir
velho se não atualizar para um que faz
correção ortográfica em sânscrito.
Então eu jogo fora todo o tempo perdido no
aprendizado do uso do celular e do processador de
textos para empatar tempo nos novos que nem
sempre irão me tornar mais produtivo. Ou então,
ao invés de ficar uma hora escolhendo um canal
para assistir vinte minutos, passarei duas horas
fazendo "tiro ao canal" para acabar
caindo no mesmo canal que sempre assisti. Mas
agora só me restam dez minutos antes de ir
dormir. O excesso de opções nos faz perder
tempo com escolhas e tomada de decisões.
Nessa análise do valor que cada uma das
atividades tem no dia-a-dia é preciso raciocinar
também em termos de qualidade de vida. Se para
mim, ficar em silêncio quinze minutos sem fazer
absolutamente nada é uma forma de recarregar as
baterias, então esses quinze minutos não terão
sido de modo algum perdidos. Então precisamos
aprender a avaliar nossas atividades, não pela
aparente produtividade, mas pelo valor que
agregam à nossa vida.
Outra maneira até engraçada de se administrar
as tarefas no tempo, e que tem tudo a ver com
qualidade de vida, é procurarmos fazer coisas
diferentes todos os dias. É claro que todos nós
temos rotinas, mas mesmo na rotina podemos
inovar. Por exemplo, tentar escovar os dentes e
pentear os cabelos com a outra mão, fazer um
caminho diferente para o trabalho, escolher novos
trajetos dentro da empresa, escutar uma estação
diferente no rádio ou comprar uma revista que
nunca compro.
Como isso pode influenciar na qualidade de vida
que terei dentro do tempo? Simples. Nosso
cérebro costuma gravar nossas atividades e os
cenários nos quais convivemos para economizar
energia. Então, se todos os dias eu vou ao
trabalho pelo mesmo caminho, tomo o mesmo café,
leio o mesmo jornal, ouço a mesma música etc.,
eu já nem vou mais pensar nessas coisas. Não
farei novas descobertas dentro dessas atividades,
e elas serão executadas em uma espécie de modo
automático e sonâmbulo.
O resultado é aquilo que todos experimentamos:
chegar ao final do dia sentindo-se um fracasso,
algo do tipo, "Nossa! Já são seis horas e
não fiz nada!". Eu fiz, só que como fiz o
que sempre faço, não percebi. Quando criança
os dias eram mais longos porque tudo era
novidade. Uma criança não anda por uma calçada
sem parar a todo momento para ver uma formiga,
pegar uma folhinha no chão, riscar a calçada
com uma pedra etc. No fim do dia ela sente-se
gratificada por ter tido um dia cheio. Todos
experimentamos isso quando éramos pequenos. Os
dias eram longos e pareciam não acabar. As
férias, o Natal, o aniversário, eram datas
extremamente distantes que aguardávamos com
ansiedade. O tempo não passava; se arrastava.
Um dia cheio de descobertas e novidades, ainda
que dentro do mesmo tempo e das mesmas atividades
rotineiras, não nos deixará frustrados. O modo
como percebemos o tempo tem um grande efeito em
nosso humor.
P. E no trabalho, visando obter o
máximo aproveitamento e desempenho profissional?
Mario Persona - Existem regras
simples, como planejar o dia ou o período, seja
ele a tarde, a semana ou o mês, e ter sempre uma
lista de tarefas a serem executadas. Até mesmo
aqueles que têm uma memória de elefante devem
fazer uma lista, e a explicação é parecida com
a que dei sobre sentir-se gratificado por ter
tido um dia cheio de novidades.
As coisas que tenho na lista são, na verdade,
metas que devo cumprir dentro de períodos de
tempo que determinei para elas. Se tenho tudo de
memória, não haverá aquele momento da linha de
chegada, da celebração do encerramento, algo
como o prazer que tínhamos na escola ao terminar
um caderno e prometer começar o caderno novo com
uma letra mais caprichada. Riscar uma tarefa numa
lista dá um certo prazer de missão cumprida, e
uma coleção de itens riscados só faz esse
prazer crescer.
Outra providência importante para sermos
produtivos no tempo que temos no trabalho é
aprender a usar as ferramentas que nos ajudam a
não desperdiçar o tempo. Por exemplo, hoje boa
parte do nosso dia é gasto em comunicação, mas
nem todas as pessoas sabem discernir o melhor
meio de comunicação a ser utilizado.
Saber quando usar um meio assíncrono, como email
ou torpedo, e um meio síncrono, como o telefone
ou uma conversa pessoal, pode significar muito
tempo ganho no final. Por que vou telefonar para
meu colega para dizer algo que não é urgente,
se posso fazer o mesmo com uma mensagem de texto?
Assim eu posso enviar minha mensagem sem que ele
interrompa seu trabalho, podendo ler depois.
Otimizar tarefas também é importante. Se tenho
duas ou três tarefas que exigem o mesmo tipo de
raciocínio para resolvê-las, devo deixá-las
para executar em lote. Selecionar as horas mais
propícias do dia também ajuda. Se sinto sono
após o almoço e me distraio facilmente nesse
período, devo evitar tarefas que exijam
concentração, pois vou levar muito mais tempo
para executá-las.
Não funcionamos da mesma maneira todas as horas
do dia, portanto se tenho condições de planejar
meu dia posso distribuir minhas tarefas de
acordo. Quando estou mais atento, faço o que
exige maior concentração. Quando estou mais
distraído ou sonolento, aproveito para arrumar a
gaveta, verificar meus emails ou fazer alguma
outra tarefa mecânica.
P. Que atitudes podem se tornar
grandes vilãs para o desperdício de tempo no
ambiente corporativo?
Mario Persona - A falta de bom
senso é uma grande desperdiçadora de tempo,
principalmente dos outros. Eu preciso saber
administrar não apenas as minhas tarefas no
tempo, mas também as tarefas de meus colegas e
evitar ao máximo interrompê-los quando perceber
que estão concentrados. No filme "Melhor é
impossível" há uma cena na qual Jack
Nicholson está escrevendo algo e alguém toca a
campainha. Ele atende e quando volta precisa
lembrar onde estava; se esforça tentando
resgatar na memória o que ia escrever, e isso
cria um estresse muito grande.
A cena é comum a todos nós em nosso dia de
trabalho. Se não posso evitar que as pessoas me
interrompam, ao menos posso evitar
interrompê-las, o que já será um grande
avanço no cômputo geral do tempo gasto pela
equipe. Aqui é preciso lembrar dos famosos
emails com mensagens que nem sempre são de
interesse das trezentas pessoas para as quais
encaminhei.
P. Quais são os benefícios para
quem consegue administrar e lidar melhor com o
tempo?
Mario Persona - Acredito que o
maior benefício nem seja o da produtividade,
embora seja importante. Creio que qualidade de
vida e redução do estresse são
importantíssimos na vida agitada de hoje, e isso
se consegue com algumas mudanças muito simples
na organização das tarefas no tempo do qual
dispomos. Se aprendo a parar de correr na frente
do carro, sempre com aquela sensação de quem
está sendo atropelado, e passo a ocupar o lugar
do motorista, de administrador do meu tempo,
certamente vou ser mais feliz.
Entrevista concedida ao Site Valia
em 05/07/2010.
Entrevistas como esta costumam ser feitas para a
elaboração de matérias, portanto nem tudo
acaba sendo publicado. Eventualmente são
aproveitadas apenas algumas frases a título de
declarações do entrevistado. Para não perder o
que eu disse na hora da entrevista, costumo
gravar ou dar entrevistas por escrito. A íntegra
do que foi falado você encontra aqui. Se achar
que este texto pode ajudar alguém, use o
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Mario
Persona é consultor, escritor e palestrante.
Veja em www.mariopersona.com.br
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